Back-ups zijn van levensbelang voor de meeste bedrijven. Niet alleen back-ups van de data, maar ook een back-up van e-mails mag eigenlijk niet meer ontbreken. Veel organisaties maken daarom periodiek een kopie van alle e-mails. Maar wat als de mailserver tussentijds crasht? Hiervoor heeft Onlinespamfilter een extra zekerheid: de MailMirror functie.
Wat we vaak zien, is dat bedrijven iedere 24 uur een back-up maken van de mailservers. Dit gebeurt vaak ’s nachts, zodat het de minste impact heeft op het functioneren van de systemen. Maar mocht er tussen die 24 uur iets gebeuren met de server, stel laat in de middag na de laatste back-up, dan kunt u toch nog veel e-mails kwijt zijn.
Standaard bewaart Onlinespamfilter veilige e-mails niet. Als onze filters de e-mails hebben goedgekeurd, dan worden ze naar uw server gestuurd en verdwijnen ze, vanwege privacy overwegingen, uit ons systeem. Het enige wat in ons systeem blijft, is geanonimiseerde metadata waar de filters van leren. We beschikken wel over de mogelijkheid om al uw e-mail op onze systemen voor een periode te bewaren. Dit kan via de MailMirror functie in het gebruikersportaal.
De MailMirror functie is een betaalde dienst, waarmee alle e-mails die via onze spamfilters lopen, ‘gekopieerd’ wordt naar onze servers en daar voor 1, 3, 7 of 14 dagen beschikbaar blijft. Na die periode, verwijderen we de e-mails automatisch. De back-up wordt gestart op het moment dat uw de MailMirror functie activeert.
Een van de meeste veilige back-ups
Het unieke van de MailMirror functie is de manier van beveiligen van de back-up. Deze wordt op een zogenaamde ‘asymmetrische manier’ versleuteld. Dit wil zeggen dat de e-mail met twee aparte sleutels wordt gecodeerd. Eén sleutel wordt gebruikt om de informatie te coderen en de tweede sleutel om de informatie weer te decoderen.
U als gebruiker krijgt als enige de sleutel om de mails te decoderen. Onlinespamfilter heeft deze sleutel niet. Wij kunnen dus nooit uw e-mails lezen, maar nog belangrijker: mocht het ooit onverhoopt gebeuren dat iemand via ons aan uw e-mail komt, kan diegene het nooit lezen, omdat dan de tweede sleutel – die u via een speciaal wachtwoord activeert – moet worden gebruikt.
Daarbij moeten we wel één zeer belangrijke waarschuwing geven: Door deze manier van beveiligen kunnen wij niet het wachtwoord voor die bepaalde sleutel herstellen. Dat betekent dat als u het wachtwoord kwijt bent, u ook echt alles kwijt bent wat als back-up in onze servers zit. U zult dan een nieuwe versleuteling moeten aanmaken en dus vanaf dat moment weer een back-up van uw mail kunnen maken.
De MailMirror functie is via de gebruikersportaal van Onlinespamfilter in te schakelen. Wilt u meer weten over de functie, neem dan gerust contact met ons op. We helpen u graag.