Onlinespamfilter verzamelt via haar website en spamfilter service persoonsgegevens (hierna: “Informatie”). We vinden het belangrijk dat u precies weet welke Informatie Onlinespamfilter over haar bezoekers verzamelt, voor welke doelen we deze Informatie gebruiken en hoe lang we deze Informatie bewaren. In dit Privacy Statement proberen we dat op een transparante manier te beschrijven. Onlinespamfilter staat er in ieder geval voor in dat uw Informatie op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet wordt verzameld en gebruikt. We raden u aan om dit Privacy Statement aandachtig door te nemen voordat u van website en services gebruik maakt.
Samenvattend zijn de belangrijkste punten uit deze statement:
- Wij slaan gegevens op die noodzakelijk zijn voor een normale bedrijfsvoering:
- Facturatie/betalingsgegevens van onze klanten.
- Voornaam, achternaam en eventueel het zakelijke doorkiesnummer / e-mail adres van contactpersonen van onze klanten die nodig zijn voor het soepel verlopen van de communicatie, zoals financieel verantwoordelijke en technisch contactpersoon.
- Verder worden gegevens bijgehouden die noodzakelijk zijn voor een goede anti-spam service:
- Geanonimiseerd en waar mogelijk versleuteld worden statistieken opgeslagen over de e-mail communicatie van onze klanten met de buitenwereld. Deze gegevens zijn niet herleidbaar naar een specifiek persoon en worden alleen gebruikt in de statistische analyses die het systeem gebruikt om spam en virussen te herkennen.
- De inhoud van normale, niet als spam, virus of gevaarlijk aangemerkte e-mail wordt niet door ons opgeslagen na aflevering bij de klant. Terwijl het bericht in ons systeem aanwezig is, d.w.z. voordat het bericht is afgeleverd, worden dit soort berichten (uit oogpunt van data retentie) wel opgeslagen, maar na succesvolle aflevering worden deze berichten onmiddellijk verwijderd.
- De inhoud van een als spam of virus tegengehouden bericht wordt opgeslagen maar zal na 14 dagen automatisch uit de database worden verwijderd.
- Gegevens over de mail stroom van onze klanten met afzender adres, ontvanger en subject van e-mails worden opgeslagen maar na 14 dagen automatisch uit de database verwijderd.
1. Inhoudsopgave
In dit Privacy Statement komen de volgende onderwerpen aan de orde:
- Inhoudsopgave
- Wie is Onlinespamfilter?
- Contact met Onlinespamfilter
- Automatisch gegenereerde Informatie
- Uw Onlinespamfilter Account
- Nieuwsbrieven
- Gegevens ten behoeve van het spam filter
- Gegevens ten behoeve van correcties van het spam filter
- Cookies
- Statistisch onderzoek
- Bewaren van Informatie
- Verstrekking aan derden
- Bescherming van uw Informatie
- Toegang tot en aanpassing van uw Informatie
- Wijzigingen in dit Privacy Statement
- Vragen?
2. Wie is Onlinespamfilter?
Onlinespamfilter is onderdeel van de OpenBizz BV en houdt zich bezig met het verrichten van spam bestrijding.
3. Contact met Onlinespamfilter
Als u contact opneemt met Onlinespamfilter omdat u vragen of klachten hebt over de dienstverlening van Onlinespamfilter, en u bent een afnemer van ons product, kunnen wij uw contactgegevens en uw vraag of klacht opslaan. Onlinespamfilter kan u vragen om meer Informatie te geven indien wij dat nodig vinden voor de beantwoording van de vraag of afhandeling van de klacht. De Informatie die op deze wijze wordt verzameld, wordt onder meer gebruikt voor de beantwoording van de betreffende vragen en de afhandeling van klachten. Deze voorwaarden gelden ook als u bij Onlinespamfilter een verzoek doet om inzage in de Informatie die Onlinespamfilter over u opslaat of als u Onlinespamfilter verzoekt bepaalde Informatie te wijzigen of te verwijderen. In paragraaf 15 staat meer informatie over de manier waarop deze verzoeken kunnen worden ingediend.
4. Automatisch gegenereerde Informatie
Om de Websites en services optimaal te kunnen laten werken heeft Onlinespamfilter bepaalde Informatie nodig. Onlinespamfilter verzamelt daarom automatisch gegenereerde Informatie over uw surfgedrag tijdens uw gebruik van de website of onze login portal. Deze informatie bestaat uit uw IP-adres (nummer van u computer dat het mogelijk maakt uw computer te herkennen), het type browser (computerprogramma om internetpagina’s mee te kunnen bekijken), het computersysteem dat u gebruikt en de pagina’s die u op de website of login portal bezoekt. Deze Informatie gebruiken we onder meer om onze dienstverlening zo goed mogelijk op uw wensen aan te passen en om technische problemen en beveiligingskwesties op te lossen. De Informatie kan tevens worden gebruikt om anonieme statistische gegevens op te stellen. Zie hierover ook hoofdstuk 10 “Statistisch Onderzoek”. Als de automatisch gegeneerde Informatie met behulp van cookies wordt verzameld, is ook hoofdstuk 9 “Cookies” van toepassing.
5. Uw Onlinespamfilter Account
Om volledig van onze anti-spam diensten gebruik te kunnen maken die, moet u een Onlinespamfilter Account hebben. Als klant of potentiële klant (via een proefabonnement) wordt aan u gevraagd bepaalde Informatie te verstrekken. U bent niet verplicht alle Informatie te verstrekken, het verstrekken van een geldig e-mailadres, wachtwoord, bedrijfsnaam, voor- en achternaam van een contactpersoon, postcode, huisnummer en telefoonnummer van uw bedrijf is verplicht. De Informatie die u verstrekt kun u altijd aanpassen. Wel geldt dat hoe meer Informatie u invult, des te beter wij onze dienstverlening op u kunnen afstemmen.
De verstrekte Informatie gebruiken we, naast de verder in dit Privacy Statement besproken doeleinden, in de eerste plaats om het Onlinespamfilter Account te kunnen aanmaken en u de daarbij behorende functionaliteiten te kunnen leveren.
De Informatie die u opgeeft bij het aanmaken van het Onlinespamfilter Account alsmede de Informatie die u daarna aan het Onlinespamfilter Account toevoegt of via andere functionaliteiten verstrekt, wordt centraal opgeslagen in de database van Onlinespamfilter en aan uw Onlinespamfilter Account gekoppeld. Deze Informatie wordt mogelijk ook gebruikt om u persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen of u te kunnen bereiken voor het verstrekken van informatie via bijvoorbeeld een nieuwsbrief.
6. Nieuwsbrieven
U kunt u opgeven voor nieuwsbrieven die door Onlinespamfilter worden verzonden. Als u zichzelf hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, maakt Onlinespamfilter gebruik van het e-mailadres dat u hebt opgegeven voor het verzenden van de nieuwsbrief. Onlinespamfilter kan ook u naam en/of geslacht gebruiken om de nieuwsbrief te personaliseren. Indien u geen nieuwsbrieven meer wil ontvangen, kun u gebruik maken van de afmeld mogelijkheid die in elke nieuwsbrief is opgenomen. Als nieuwe klant (ook klanten met een proefabonnement) van Onlinespamfilter wordt u altijd aan het nieuwsbrieven bestand toegevoegd.
7. Gegevens ten behoeve van het spam filter
Wanneer u uw e-mail laat scannen door Onlinespamfilter, verzamelt Onlinespamfilter Informatie over uw e-mail stroom. Op grond van de Informatie die door Onlinespamfilter is verzameld, wordt een profiel opgebouwd. Op basis van dit profiel probeert Onlinespamfilter haar antis-spam service zo goed mogelijk op u af te stemmen. Waar mogelijk wordt de verzamelde Informatie geanonimiseerd en wordt voorkomen dat de Informatie te herleiden is tot een specifiek persoon binnen uw organisatie. Het verzamelen van deze Informatie is nodig voor een goed werkende anti-spam service en de enige manier om deze informatie te verwijderen is door beëindiging van het Onlinespamfilter abonnement.
8. Gegevens ten behoeve van correcties van het spam filter
Onlinespamfilter slaat de inhoud van e-mails nooit op wanneer de inhoud initieel beoordeeld is als “Innocent” (niet spam). De enige uitzondering hierop is wanneer u gebruik maakt van onze optionele ‘MailMirror” functionaliteit. In dat geval wordt de content van berichten opgeslagen in een sterk versleuteld formaat waar alleen de klant zelf toegang tot heeft. Berichten die door het systeem beoordeeld worden als “Spam” worden wel in de database opgeslagen. De retentie van deze gegevens is 14 dagen. Om te kunnen inloggen in onze portal dient u gebruik te maken van “Inloggegevens”. Ook deze Inloggegevens worden opgeslagen. Wachtwoorden worden alleen versleuteld (als een “Hash”) opgeslagen. Het verzamelen van deze Informatie is nodig voor een goed werkende anti-spam service en de enige manier om deze informatie te verwijderen is door beëindiging van het Onlinespamfilter abonnement
9. Cookies
Als er op enige manier gebruik wordt gemaakt van cookies, zijn naast de bepalingen uit dit Privacy Statement ook de bepalingen uit de Cookie Policy van Onlinespamfilter van toepassing. De Cookie Policy vermeldt welke cookies worden gebruikt en wat het doel van die cookies is. Het Cookie Policy is hier te raadplegen.
10. Statistisch onderzoek
Onlinespamfilter streeft er naar om een website en service van de hoogste kwaliteit te kunnen leveren. Hiervoor is het noodzakelijk dat Onlinespamfilter continu statistisch onderzoek uitvoert zodat zij, waar nodig, aanpassingen in haar website en services kan aanbrengen. Onlinespamfilter kan voor dit statistisch onderzoek gebruik maken van uw Informatie. Alleen speciaal hiervoor aangewezen medewerkers van Onlinespamfilter hebben voor dit doel toegang tot uw Informatie. De resultaten van het onderzoek zijn altijd geaggregeerd. Dat betekent dat de gegevens in het onderzoeksresultaat niet persoonlijk tot u te herleiden zijn.
11. Bewaren van Informatie
Onlinespamfilter zal Informatie over u niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verwerkelijken van de doeleinden waarvoor de Informatie is verkregen.
12. Verstrekking aan derden
Zonder uw toestemming zal Onlinespamfilter uw Informatie niet aan derde partijen verstrekken. Hierop zijn wel een paar uitzonderingen:
Onlinespamfilter kan uw Informatie aan derden verstrekken als dat moet op grond van de wet, als dat nodig is in een rechtszaak of als dat nodig is om haar rechten te beschermen. Verder vindt Onlinespamfilter het van belang dat uw Informatie binnen de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”) wordt opgeslagen. Als Onlinespamfilter in de toekomst zou besluiten om Informatie ook buiten de EER op te slaan, zal ze u daarvan op de hoogte stellen. Waar Onlinespamfilter de Informatie ook opslaat, zij zal er voor zorgen dat deze opslag altijd in overeenstemming met de wet is
13. Bescherming van uw Informatie
Onlinespamfilter hecht veel waarde aan een goede beveiliging van uw Informatie. Onlinespamfilter heeft dan ook passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw Informatie te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
14. Toegang tot en aanpassing van uw Informatie
Als u wilt weten welke Informatie Onlinespamfilter over u verzamelt, kun u Onlinespamfilter vragen om een overzicht te sturen van deze Informatie. Dit verzoek kan u doen middels het e-mail aan info@onlinespamfilter.nl. Onlinespamfilter zal binnen vier (4) weken op uw verzoek reageren. Om er zeker van te zijn dat de Informatie die u opvraagt ook echt bij u hoort, vragen we u om een geldig legitimatiebewijs mee te zenden. We verzoeken u om het op uw legitimatiebewijs afgebeelde BSN-nummer onleesbaar te maken. Het overzicht wordt dan toegezonden aan het e-mailadres dat als contact gegevens bij ons geregistreerd staat.
Als u op grond van het overzicht Informatie wil laten corrigeren, aanvullen, verwijderen of afschermen, kun u daarvoor een nieuw verzoek sturen aan het hierboven vermelde adres. Onlinespamfilter zal ook binnen vier (4) weken op dit verzoek reageren. Indien Onlinespamfilter besluit uw verzoek niet uit te voeren, zal Onlinespamfilter aangeven waarom zij dat niet zal doen. Wanneer u geen klant bent bij Onlinespamfilter heeft Onlinespamfilter per definitie geen Informatie over u verzameld en zal niet op de hier genoemde verzoeken worden gereageerd.
15. Wijzigingen in dit Privacy Statement
Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website en/of de login portal van Onlinespamfilter. De laatste versie van het Privacy Statement is van 16 mei 2018.
16. Vragen?
Mocht u nog vragen hebben over dit Privacy Statement dan kun u een bericht te sturen aan info@onlinespamfilter.nl