Als u een e-mail verstuurt, vertrouwt u erop dat deze netjes wordt afgeleverd. Mocht het bericht onverhoopt de beoogde ontvanger niet bereiken, hoe komt u dat dan te weten? Het wel of niet hebben ontvangen van (belangrijke) zakelijke e-mails kan wel eens tot onenigheid leiden. Wat kunt u in zo’n geval doen?
Op goed vertrouwen
Voor bijna iedereen is het vanzelfsprekend dat een e-mail vrijwel direct na verzenden goed aankomt. Dit terwijl er veel obstakels zijn die ervoor kunnen zorgen dat e-mails niet aankomen. Niet alle afzenders weten hoe dit kan worden gecheckt. Zo kan er bijvoorbeeld wel worden gevraagd om een aflever- of leesbevestiging, maar deze worden in veel gevallen niet gehonoreerd. Het is dus vaak een gok.
Non Delivery Reports
Gelukkig is er een mechanisme dat ervoor zorgt dat de verzender bij een mislukte afleverpoging op de hoogte wordt gesteld. In het geval dat een e-mail niet kan worden afgeleverd, dan wordt er een zogenaamd Non Delivery Report (NDR) gegenereerd. U krijgt deze zogenaamde bounce in uw inbox en u bent meestal vrijwel direct op de hoogte. Maar helaas vinden ook de NDR’s niet altijd hun weg naar de beoogde ontvanger, raken vertraagd of worden ongezien weggegooid. En wat te doen als de mail wel is afgeleverd maar de ontvanger vervolgens beweert hem toch niet te hebben ontvangen?
Traceability
Door de afhandeling van e-mail inzichtelijk te maken, kan ervoor worden gezorgd dat het al dan niet ‘kwijtraken’ van e-mail kan worden bewezen. Klanten van Onlinespamfilter hebben deze oplossing standaard onder de knop wanneer wordt ingelogd op de portal en de mail geschiedenis bekijken. Als een e-mail door Onlinespamfilter heen gaat, wordt er een uniek ID van gegenereerd. Aan dit ID wordt vervolgens alle belangrijke informatie gekoppeld, waaronder de weg die de e-mail door het datacentrum heeft afgelegd en wanneer de e-mail is afgeleverd en aan wie. Vanaf het moment van verzenden, kan de weg die een e-mail aflegt dus nauwkeurig worden gevolgd. Deze belangrijke informatie over elke individuele e-mail wordt twee weken lang door ons bewaard.
Onenigheid
Dit kan heel handig van pas komen: stel, u heeft een belangrijke zakelijke e-mail verstuurd maar de ontvangende partij geeft na navraag aan niets ontvangen te hebben. Als u het NDR onverhoopt niet heeft ontvangen en u er dus vanuit gaat dat de e-mail aangekomen is, zou het zomaar eens kunnen dat hieruit een vervelende situatie ontstaat. In deze gevallen komt de informatie uit het unieke ID van de e-mail goed van pas. Er kan worden gecheckt wat er binnen het systeem is misgegaan en of de e-mail is aangekomen ja of nee. Heeft de andere partij de e-mail echt niet binnengekregen, dan kunt u op basis van het unieke ID en bijbehorende server informatie aantonen dat u in ieder geval wel verzonden heeft. Dit is vaak voldoende om eventuele vervelende discussies te voorkomen.
Conclusie
Hoewel het e-mail protocol goede mogelijkheden bevat om te garanderen dat e-mail aankomt of de verzender in ieder geval van een gefaalde aflevering op de hoogte te stellen, is dit mechanisme niet door alle partijen juist geïmplementeerd. Een trace van de e-mail kan dan vaak ‘after-the-fact’ in ieder geval aantonen waar het mis is gegaan en mogelijk aanknopingspunten geven over waar er verbeteringen mogelijk zijn!